En tant qu'**Assistant RH au Secrétariat de District de Batticaloa**, je soutiens la Division RH pour garantir une administration du personnel fluide, une tenue de dossiers précise et une coordination efficace des activités liées au personnel au sein des bureaux gouvernementaux au niveau du district. Mon rôle contribue directement au maintien de la conformité aux réglementations gouvernementales, à l’amélioration de la prestation des services aux employés et au soutien d’une gestion RH efficace au quotidien.

# **Responsabilités clés**
**1. Gestion des dossiers du personnel**

* Maintenir et mettre à jour les dossiers personnels de tous les officiers et membres du personnel rattachés au Secrétariat du district.
* Garantir l’exactitude, la confidentialité et le stockage sécurisé des dossiers des employés.
* Aider à préparer les documents requis pour les promotions, les transferts, les confirmations, les augmentations et la retraite.

### **2. Soutien au recrutement et aux nominations**

* Aider à coordonner les processus de recrutement comme indiqué par l’administration.
* Préparez les lettres de nomination, les documents d’affectation et les formulaires RH requis.
* Gérer les communications liées au déploiement du personnel et au statut des vacances.

### **3. Assiduité et administration des congés**

* Surveiller et tenir les registres de présence du personnel.
* Traiter les demandes annuelles, occasionnelles, médicales, maternité et congés spéciaux.
* Établir des rapports mensuels de présence pour le traitement de la paie.

### **4. Correspondance et communication RH**

* Rédigez des notes internes, lettres, circulaires et accusés de réception pour les questions RH.
* Communiquer les instructions reçues du ministère et des autorités provinciales aux divisions concernées.
* Soutenir les demandes RH de la part du personnel et des responsables.

### **5. Soutien à la paie et aux allocations**

* Aide à la compilation des données pour la paie mensuelle des différents niveaux d’employés.
* Vérifier la précision des heures supplémentaires, des allocations de déplacement et des autres avantages approuvés par le gouvernement.

### **6. Coordination Formation et Développement**

* Aider à organiser des sessions de formation, des ateliers et des programmes de renforcement des capacités gouvernementaux.
* Tenir les registres de présence, les nominations et la documentation de suivi des participants à la formation.

### **7. Suivi de la performance et de la discipline**

* Aider à la collecte d’informations pour les évaluations annuelles de performance.
* Soutenir les responsables RH dans la documentation relative aux dossiers disciplinaires ou aux enquêtes.
* Maintenir la confidentialité lors du traitement de questions sensibles.

### **8. Soutien administratif général**

* Coordonner avec les secrétariats divisionnaires pour obtenir des informations et des mises à jour du personnel.
* Gérer les systèmes de classement du bureau RH (manuel et numérique).
* Assister les officiers supérieurs dans la documentation, la saisie de données et la préparation des rapports.

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# **Compétences et compétences**

* Solide compréhension des **procédures RH gouvernementales** et des directives administratives
* Excellentes compétences en gestion et en classement de documents
* Bonnes compétences en communication en **tamoul, cinghalais et anglais**
* Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
* Capacité à maintenir la confidentialité
* Solides capacités organisationnelles et de tenue de dossiers
* Précision et attention aux détails

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# **Forces professionnelles**

* Responsable et fiable dans la gestion des documents gouvernementaux
* Capacité à travailler sous pression pendant les périodes chargées (transferts, promotions, élections, etc.)
* Coopératif et amical avec l’état-major et les officiers
* Apprenant rapidement et discipliné dans l’accomplissement des tâches administratives

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# **Résumé (Idéal pour CV/LinkedIn)**

« Une assistante aux ressources humaines dédiée avec une expérience dans la gestion des dossiers du personnel, la coordination des opérations RH et le soutien aux fonctions administratives gouvernementales au Secrétariat de district de Batticaloa. Compétent en documentation, communication et prestation de services RH, avec un engagement fort envers l’exactitude et la confidentialité. »