Ayu Lestari Indrayati

Je possède une solide expérience dans la gestion des fournitures de bureau et des systèmes de classement, ainsi que dans le traitement des procès-verbaux de réception (BAST), des documents d’appel d’offres, des documents de garantie obligatoires et des documents juridiques, des factures, des permis de travail, de la facturation, des bons de commande et des contrats de travail. Je coordonne également les réunions et les déplacements professionnels, y compris l’hébergement. Rigoureuse et proactive, je veille au bon déroulement des opérations quotidiennes, soutiens les événements de l’entreprise et fournis des services administratifs de qualité à la direction, aux clients et aux partenaires commerciaux.

COMPÉTENCES CLÉS
- Administration de projets et contrôle documentaire
- Bordereaux quantitatifs (BOQ)
- Suivi de l’avancement des projets et rapports hebdomadaires
- Suivi, contrôle et classement des documents
- Pièces justificatives de facturation et procès-verbaux de réception (BAST)
- Administration des appels d’offres et des achats
- Coordination des fournisseurs et des équipes de terrain
- Gestion des registres de sites et de projets

DESCRIPTION DES TÂCHES :
- Gérer et tenir à jour les documents de projet et d’appel d’offres afin d’en garantir l’exhaustivité, l’exactitude et le classement
- Assurer le soutien administratif des projets dès leur lancement
- Préparer les bordereaux quantitatifs (BOQ) et les documents justificatifs des projets
- Coordonner les équipes de projet, les fournisseurs et les autres parties prenantes pour assurer le suivi des éléments en attente
- Suivre l’état des documents et relancer les soumissions en attente ainsi que les échéances des projets
- Préparer des rapports périodiques sur l’avancement des projets et des rapports administratifs
- Contribuer à la préparation des documents nécessaires à la facturation et au paiement des projets
- Participer à la préparation des documents de remise et de clôture des projets, y compris ceux liés aux BAST
- Traiter et suivre les bons de commande des clients et les documents internes des projets
- Tenir des systèmes de classement structurés pour les projets, les appels d’offres, les achats et l’administration
- Gérer la correspondance et les communications administratives avec les parties prenantes internes et externes
- Coordonner les différents services afin de mener à bien les processus de projet et d’achat
- Organiser les déplacements et l’hébergement de l’équipe
- Veiller à ce que tous les documents et livrables du projet soient complets avant sa clôture