CE QUE JE FAIS

Je suis Mimi — assistante virtuelle et spécialiste du support exécutif basée à Manille, avec 12+ ans d’expérience pour assurer le bon fonctionnement des entreprises en coulisses. Je suis spécialisé en administration exécutive, opérations commerciales, recherche, coordination client et soutien créatif. Je travaille mieux avec les fondateurs, les cadres et les propriétaires de petites entreprises qui ont besoin d’une main droite fiable — quelqu’un à qui confier des choses et à qui ils peuvent cesser de penser.

Quand vous me donnez votre boîte de réception, vos flux de travail, vos clients ou vos opérations — je les traite comme si c’était le mien.

SOUTIEN EXÉCUTIF ET ADMINISTRATIF

Votre temps est votre atout le plus précieux. Je le protège en prenant la pleine responsabilité de la couche administrative de votre entreprise afin que vous puissiez rester concentré sur la croissance.

Ce que je gère :
Gestion du calendrier et des plannings — organiser, bloquer et optimiser votre temps afin que chaque jour ait un but clair
Gestion de la boîte de réception et des e-mails — tri, réponse, rédaction et filtrage pour que rien d’important ne soit manqué et rien d’insignifiant ne vous parvienne
Préparation de documents — rapports, présentations, notes de réunion, correspondance professionnelle et communications internes produites selon un standard professionnel
Saisie de données et gestion de bases de données — précise, organisée et toujours à jour
Systèmes de classement numériques — structurés, logiques et faciles à naviguer pour que vous puissiez trouver quoi que ce soit en quelques secondes
Coordination des réunions — planification, préparation de l’ordre du jour, points d’action de suivi et résumés post-réunion
Coordination des voyages et de la logistique — itinéraires, réservations et arrangements gérés de bout en bout

OPÉRATIONS COMMERCIALES ET SUPPORT DES SYSTÈMES

Une entreprise sans systèmes est une entreprise qui dépend entièrement de la mémoire. Je construis la colonne vertébrale opérationnelle qui maintient tout en marche, que vous soyez dans la pièce ou non.

Ce que je gère :
Création et documentation de SOP — processus étape par étape écrits clairement pour que votre équipe puisse s’exécuter sans vous
Cartographie des processus et optimisation des flux de travail — identifier les lacunes, éliminer les frictions et construire des systèmes évolutifs
Gestion des commandes en e-commerce — traitement des commandes, gestion des annonces, coordination de la gestion des commandes et gestion des demandes clients sur Shopify et Wix
Documentation financière — préparation des factures, gestion des bons de commande, suivi de la petite caisse et soutien de base en tenue de livres
Coordination fournisseur-fournisseur — approvisionnement, communication, suivi et suivi des livraisons entre fournisseurs locaux et internationaux
Soutien à la conformité et au dépôt — maintien d’archives, de documentation et de dossiers prêts à être audités organisés

RECHERCHE ET REPORTAGE

De bonnes décisions nécessitent de bonnes informations. Je creuse pour que tu aies ce qu’il te faut pour avancer avec confiance.

Ce que je gère :
Recherche en ligne et études de marché — concurrents, tendances du secteur, clients potentiels, fournisseurs et opportunités
Recherche de prospects et création de liste de prospects — identifier et qualifier des clients ou partenaires potentiels en fonction de vos critères
Compilation et analyse des données — collecte d’informations provenant de multiples sources et présentation de manière claire et utilisable
Rapports et résumés de performance — rapports hebdomadaires, mensuels ou basés sur des projets qui vous donnent une vision complète sans bruit
Recherche sur les achats — approvisionnement en matériaux, comparaison des fournisseurs et présentation des options avec des recommandations claires

COORDINATION CLIENT ET PROJET

Vos clients méritent une expérience fluide du premier contact à la livraison. Je veille à ce que rien ne passe entre les mailles du filet et que chaque point de contact reflète bien votre entreprise.

Ce que je gère :
Intégration client — séquences d’accueil, documentation, création de compte et premières impressions qui instaurent une confiance immédiate
Préparation de propositions et de devis — formatée de manière professionnelle, clairement rédigée et envoyée à temps
Suivi des projets et gestion des étapes — maintenir les délais des projets, signaler les retards à l’avance et suivre les livrables
Gestion du suivi — suivi cohérent et professionnel des prospects, clients et tâches en cours
Gestion CRM — garder votre base de données client organisée, mise à jour et exploitable
Correspondance professionnelle — e-mails, lettres et communications rédigés de votre voix et selon vos standards

SOUTIEN CRÉATIF ET DESIGN

Une forte présence de marque compte. J’apporte des capacités créatives pour que votre entreprise ait l’air aussi professionnelle qu’elle fonctionne.

Ce que je gère :
Design graphique — graphismes sur les réseaux sociaux, présentations, brochures, flyers, étiquetage de produits et supports promotionnels via Canva et Adobe Photoshop
Mises à jour et maintenance du site web — mises à jour de contenu, listes de produits et modifications de pages sur Wix et Shopify
Montage vidéo de base — contenus courts, bandes démolies et vidéos promotionnelles via CapCut
Cohérence de la marque — veiller à ce que tous les résultats visuels soient alignés avec les directives de votre marque et présentent une image cohérente

CONTENU ET SUPPORT SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX

Un contenu cohérent instaure la confiance et la visibilité. Je gère le contenu de votre entreprise afin que votre présence en ligne reste active et fidèle à votre marque sans vous prendre du temps.

Ce que je gère :
Planification et gestion du calendrier de contenu — cartographier les publications, les thèmes et les campagnes des semaines à l’avance
Rédaction de sous-titres et rédaction — écrits avec la voix de votre marque, adaptés à votre audience et optimisés pour l’engagement
Programmation et publication — le contenu est publié à temps, à chaque fois, sur Instagram, Facebook, LinkedIn et TikTok
Engagement communautaire — répondre aux commentaires, messages privés et interactions pour garder votre audience en paix
Rapports mensuels de performance — suivre ce qui fonctionne ou non, et recommander des ajustements basés sur les données
Soutien au marketing par newsletter et email — rédaction, conception et programmation de campagnes qui maintiennent votre audience engagée

OUTILS ET PLATEFORMES

Gestion de projet — Notion, ClickUp, Trello, Asana
Communication — Slack, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
Administration et productivité — Google Workspace, Microsoft Office 365
Design et Créativité — Canva, Adobe Photoshop, CapCut
E-commerce — Shopify, Wix
Productivité de l’IA — ChatGPT, Claude, Gemini
Et 20+ outils supplémentaires — je m’adapte rapidement aux plateformes que votre entreprise utilise déjà.

PACKS DE SERVICES

Entrée — 8 $/heure (jusqu’à 20 heures/mois)
Gestion des emails, gestion des calendriers, saisie et recherche de données, organisation des fichiers.

Professionnel — 350 $/mois (jusqu’à 40 heures/mois)
Toutes les fonctionnalités de démarrage ainsi que la gestion client, la préparation des factures et la réponse prioritaire.

Cadre — 850 $/mois (jusqu’à 40 heures/mois)
Toutes les fonctionnalités professionnelles ainsi que la gestion du e-commerce, la coordination de projets et un soutien exécutif complet.

Add-ons
Marketing sur les réseaux sociaux — 100 $/mois (jusqu’à 3 comptes)
Matériel promotionnel — 30 $/design
Documentation SOP — 70 $/document
Heures supplémentaires — 10 $/heure

POURQUOI TRAVAILLER AVEC MIYA

12+ ans d’expérience concrète dans l’administration exécutive, les opérations, la coordination client, la recherche et le soutien créatif — pas dans le cadre d’un poste débutant de VA.

J’en assume l’entière responsabilité. Quand quelque chose m’appartient, c’est géré sans suite.

Je suis proactif, pas réactif. Je signale les problèmes, les lacunes et les opportunités avant qu’ils ne tombent sur votre bureau.

Je travaille avec précision et discrétion. Votre entreprise, vos clients et vos informations sont toujours traités avec le plus haut soin de votre carrière.

Je construis des systèmes, pas des dépendances. Mon objectif est de faire fonctionner votre entreprise — avec ou sans moi dans la pièce.

Je m’adapte vite. Nouveaux outils, nouveaux secteurs, nouveaux flux de travail — je me mets à jour rapidement et sans drame.

Je suis disponible pour les fuseaux horaires australiens, américains et britanniques avec des horaires flexibles.

DISPONIBILITÉ

Ouvert aux engagements à temps plein et à temps partiel. Disponible pour des projets à court terme et des contrats à long terme. Prêt à recevoir un appel de découverte à tout moment.

Chaos ? Rencontrez la clarté. Laisse faire Miya.